La plupart des commerciaux et dirigeants débutent avec Excel pour gérer leurs contacts et leur pipeline. C'est gratuit, connu et flexible. Mais à partir d'un certain volume, Excel devient un frein : pas de relances automatiques, pas de collaboration en temps réel, pas de visibilité sur le pipeline global. Ce guide vous aide à identifier le bon moment pour passer au CRM et quelle solution choisir.
Excel est familier, gratuit et infiniment flexible. Vous pouvez créer exactement les colonnes dont vous avez besoin, filtrer, trier et calculer sans formation. C'est pour ça que les équipes y restent souvent trop longtemps. Excel devient problématique quand vous êtes plusieurs à modifier le même fichier, quand vous oubliez de relancer des prospects, quand vous ne savez pas où en est votre pipeline en temps réel ou quand un commercial part et ses données disparaissent avec lui.
Premier signe : vous perdez des deals par oubli de relance. Deuxième signe : vous êtes plusieurs sur le même fichier avec des conflits de version. Troisième signe : vous ne savez pas d'où viennent vos clients ni votre taux de conversion. Quatrième signe : un commercial est parti et ses contacts sont éparpillés dans ses emails. Cinquième signe : vous passez plus de 30 minutes par semaine à mettre à jour votre tableau de suivi.
Un CRM automatise les relances (vous recevez un rappel pour chaque deal inactif depuis X jours), centralise toutes les interactions client (emails, appels, notes, rendez-vous) en un seul endroit, donne une visibilité en temps réel sur votre pipeline à toute l'équipe et génère des reportings automatiques. Il est aussi mobile-first : vos commerciaux mettent à jour le CRM depuis leur téléphone après un rendez-vous, ce qu'ils ne font jamais avec Excel.
Pour des analyses complexes avec des formules avancées, Excel reste imbattable. Si votre pipeline est très atypique (cycles ultra-longs, processus non-standards), un CRM configurable peut être contraignant là où Excel s'adapte immédiatement. Le vrai avantage d'Excel : zéro coût, zéro formation. Pour une équipe de 1 à 2 personnes avec moins de 50 contacts actifs, Excel peut suffire.
La migration est plus simple qu'on ne le croit. Étape 1 : nettoyez votre fichier Excel (supprimez les doublons, uniformisez les colonnes). Étape 2 : choisissez un CRM avec import CSV natif (tous les bons CRM le font). Étape 3 : mappez vos colonnes Excel avec les champs du CRM. Étape 4 : importez d'abord vos clients actifs, puis les prospects. Comptez une demi-journée pour 500 contacts. Gardez votre Excel en lecture seule pendant 2 semaines le temps de valider.
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Il n'y a pas de seuil magique en nombre de contacts. Le bon moment pour passer au CRM est quand vous perdez des opportunités par manque de suivi, quand vous êtes plusieurs à gérer les contacts, ou quand vos relances ne sont pas systématiques. En pratique, la plupart des équipes passent au CRM entre 50 et 200 contacts actifs.
