Changer de CRM est un projet redoute par beaucoup d'entreprises, souvent a tort. Avec une methode rigoureuse, une migration se fait en 1 a 3 semaines sans perte de donnees. Ce guide vous donne un plan d'action concret : de l'export de vos donnees actuelles au nettoyage, en passant par le mapping des champs, l'import dans le nouveau CRM et la verification post-migration. Objectif : zero perte de donnees, zero interruption de service.
Quatre signaux indiquent qu'un changement de CRM est necessaire. Votre CRM actuel coute trop cher par rapport a la valeur qu'il apporte. Vos equipes l'utilisent de moins en moins parce qu'il est trop complexe ou mal adapte. Vous avez besoin de fonctionnalites que votre CRM ne propose pas (marketing automation, telephonie, facturation). Votre entreprise a change de taille ou de modele commercial et le CRM ne suit plus. Ne changez pas de CRM sur un coup de tete : c'est un projet qui mobilise du temps et de l'energie.
Avant toute chose, identifiez toutes les donnees a migrer : contacts, entreprises, deals, activites, notes, emails, fichiers joints. Exportez tout en CSV ou en format natif. Verifiez que l'export est complet : comptez les lignes, verifiez les champs. Documentez les champs personnalises de votre CRM actuel. Conservez une copie de sauvegarde complete avant toute manipulation. Cette etape prend 1 a 2 jours selon le volume de donnees.
La migration est l'occasion ideale de nettoyer votre base. Supprimez les doublons, les contacts inactifs depuis plus de 2 ans, les deals perdus obsoletes. Standardisez les formats (numeros de telephone, adresses). Completez les champs vides critiques (email, entreprise, telephone). Un nettoyage rigoureux reduit le volume de donnees de 20 a 40 % en moyenne et ameliore la qualite de votre base dans le nouveau CRM.
Chaque CRM a sa propre structure de donnees. Creez un tableau de correspondance entre les champs de l'ancien CRM et ceux du nouveau. Exemple : le champ Societe dans Pipedrive correspond a Entreprise dans HubSpot. Identifiez les champs personnalises qui doivent etre recrees dans le nouveau CRM. Testez le mapping sur un echantillon de 50 contacts avant l'import massif. Le mapping mal fait est la premiere cause de donnees perdues lors d'une migration.
Importez d'abord un lot test de 100 contacts. Verifiez chaque champ, les associations entre contacts et entreprises, l'historique des activites. Corrigez les erreurs de mapping. Puis lancez l'import complet. Apres l'import, faites une verification exhaustive : nombre total de contacts importes, integrite des champs, associations conservees. Impliquez 2 a 3 utilisateurs dans la verification pour couvrir differents cas d'usage.
Pendant 1 a 2 semaines, maintenez les deux CRM en parallele. Les equipes travaillent dans le nouveau CRM mais gardent acces a l'ancien en lecture seule pour verifier les donnees historiques. Fixez une date de coupure definitive de l'ancien CRM. Desactivez les comptes progressivement. Conservez un export final de l'ancien CRM en archive pendant 6 mois minimum, au cas ou vous auriez besoin de donnees historiques non migrees.
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Pour une base de 1 000 a 10 000 contacts, comptez 1 a 3 semaines de travail effectif. La premiere semaine pour l'audit et l'export, la deuxieme pour le nettoyage et le mapping, la troisieme pour l'import et la verification. Les grandes bases de 50 000 contacts ou plus peuvent necessiter 4 a 6 semaines et l'aide d'un integrateur specialise.
